Saviez-vous que 80 % des factures que reçoivent les entreprises sont encore en format papier ?
Une fois réceptionnée, la facture devra alors être intégrée dans la comptabilité, transmise à un ou plusieurs valideurs puis stockée dans un classeur. Ce classeur, il faudra être à même de le retrouver à tout moment, potentiellement pour un audit dans plusieurs mois…
Dématérialiser et automatiser sa gestion comptable, c’est gagner du temps et de l’argent, c’est attesté !
D’après Céline Bayle, directrice marketing produit chez Sage « 60 minutes sont perdues par jour et par personne à rechercher des documents. Pas seulement des factures, tout type de document, que l’on aurait pu dématérialiser et indexer. »
En matière de gain pour le traitement des factures fournisseurs, le chiffre est là, établi par la Direction Générale des Finances Publiques : l’automatisation comptable permet une diminution du coût moyen de traitement d’une facture de 6,30 € par facture.
Cette réduction du coût de traitement dépend d’optimisations significatives tout au long du process de traitement de la facture fournisseur. La dématérialisation des factures fournisseurs permet en effet d’optimiser 100 % du cycle de traitement des documents grâce à :
• La capture automatisée
• Le contrôle des données
• Et des fonctions très utiles d’auto-apprentissage
Vous avez dit auto-apprentissage ? L’automatisation comptable inclut en effet une fonction de vérification si un élément n’est pas lu. Une fois, la capture et le contrôle effectué la facture va être intégrée dans le système de gestion où elle sera archivée et horodatée.
A la clé : plus de sérénité pour la direction financière et ses parties prenantes
Le temps gagné en productivité permet de se concentrer sur des missions plus gratifiantes et porteuses de valeur ajoutée. Au-delà de ces bénéfices pour les équipes, la dématérialisation, c’est bon pour la RSE, la traçabilité des infos, la sécurité de leur hébergement et donc la RGPD ! …mais aussi pour la sérénité d’une bonne relation fournisseurs qui s’avère également un facteur de différenciation. En respectant les échéances, vous améliorez la satisfaction de vos fournisseurs.
Engager un processus de transformation digitale devient un incontournable pour les entreprises
Sur les trois millions de TPE présentes en France, 67 % de ses dirigeants considèrent aujourd’hui le recours aux outils numériques comme « un passage obligé » selon une récente étude de l’Ifop.
Sage leader mondial des solutions de gestion pour les entreprises a pensé pour les entreprises le meilleur de l’automatisation comptable et le démocratise.
Depuis sa création en 1981, l’automatisation comptable est au cœur de la raison d’être de l’éditeur : déléguer la gestion des postes un peu complexes et rébarbatifs pour se simplifier la vie au quotidien.
La solution SaaS Sage Automatisation Comptable simplifie ainsi l’ensemble des étapes de traitement comptable de vos factures entrantes tout en optimisant vos circuits de validation et en fiabilisant l’archivage et traçabilité complète des factures fournisseurs : réception, intégration, validation, paiement et archivage.
Cette solution en mode SaaS permet le partage en tout lieu et un accès 24/7 : un critère de mobilité de plus en plus saillant dans les entreprises depuis la crise du covid.
Vos factures vous suivent, où que vous soyez, où que se trouve votre équipe de gestion comptable et financière. Les utilisateurs peuvent accéder à la solution (accepter une facture, accéder à un historique par exemple) dans tout contexte de travail à distance, que ce soit au cours d’un déplacement ou en télétravail.
39% des DAF citent l’automatisation comptable, avec la réduction des coûts, en tête de leurs préoccupations.
Aujourd’hui le big data et l’intelligence artificielle permettent au DAF de bénéficier de solutions fiables et puissantes, libératrices de temps et d’énergie :
• Collecte et capture des factures (moteur OCR1 et algorithme puissants – l’OCR intelligent évite les erreurs)
• Contrôle des informations capturées
• Archivage avec signature numérique des PDF
• Stockage sécurisé dans le cloud pour faciliter le partage
• Génération des écritures comptables : intégration directe dans Sage 100 Comptabilité
• Circuits de validation personnalisés (litiges et bons à payer)
• Mise en place de circuits de validation avec smartphone
• Interaction Bon à Payer pour Sage 100 Moyens de Paiement
Quelques avantages à attendre d’une solution de dernière génération :
• Multiplicité d’accès pour les factures : fichier PDF, serveur FTP, pièce jointe de courriel
• Répartition automatique des factures par société grâce à la reconnaissance par mots-clés
• Refus des doublons, certains fournisseurs envoient chacune de leurs factures à la fois en papier et par courriel (une solution avancée détecte automatiquement les doublons et informe l’utilisateur à l’ouverture de la facture)
• Accès par écriture ou par GED. Toute facture est accessible en trois endroits : la solution avancée de dématérialisation, la GED, la comptabilité, en cliquant sur l’écriture Sage
A retenir :
• Vous pouvez économiser 4️5 % du coût de traitement des factures fournisseurs grâce à la dématérialisation et l’automatisation des processus de comptabilité fournisseurs
• Les solutions de nouvelle génération incluent des fonctionnalités de reconnaissance et de réduction des erreurs très pertinentes, basées sur des OCR intelligents avec apprentissage automatique
• Une bonne gestion de vos paiements fournisseurs est un facteur de différenciation
• L’automatisation de bout en bout pour un maximum de bénéfices ouvre de nouvelles perspectives au sein des départements financiers et comptables
Inforope vous accompagne dans vos démarches de dématérialisation et d’optimisation de la chaîne comptable.
A lire également :
https://www.inforope.fr/saviez-vous-que-vous-pouvez-economiser-45-du-cout-de-traitement-des-factures-fournisseurs-grace-a-la-dematerialisation/
Visionnez notre webinar sur Sage Automatisaton Comptable.
Sources :
https://www.bfmtv.com/economie/professionnels/sage-l-expert-des-solutions-de-gestion-d-entreprise-depuis-plus-de-40-ans_AN-202203230002.html
https://www.archimag.com/demat-cloud/2022/10/05/ged-comptabilite-faciliter-facture
https://www.daf-mag.fr/Thematique/BI-1244/transformation-processus-2133/Breves/L-automatisation-peine-a-s-imposer-en-France-373682.htm
https://bpifrance-creation.fr/encyclopedie/gerer-piloter-lentreprise/piloter-gerer-son-entreprise/facturation-electronique
https://www.lesechos.fr/thema/articles/ce-quil-faut-retenir-sur-lobligation-de-facturation-electronique-1365681