01 48 12 14 24

Visant à structurer et automatiser les différents processus entre départements, les projets de mise en place d’un ERP ou PGI en français (Progiciel de Gestion Intégré) sont par nature stratégiques et complexes.

Inventées dans les années 1990, les solutions ERP ont depuis beaucoup évolué et ne sont plus l’apanage des grandes entreprises. Ces suites applicatives ont su s’adapter aux besoins des entreprises et constituent aujourd’hui une étape extrêmement structurante dans la transformation digitale des organisations de toutes tailles.

Les offres se sont adaptées, sectorisées, et sont aujourd’hui bien plus accessibles en termes de coût et de mise en oeuvre, avec notamment la flexibilité et la mobilité apportées par le cloud et ses formats en mode SaaS (Software as a Service).

Les solutions ont également intégré les toutes dernières avancées en termes d’intelligence artificielle pour un gain de temps notable tout au long de la chaîne de valeur. Avec une même source de données partagée entre les principales fonctions de l’entreprise, le progiciel ERP permet une industrialisation des processus, un gain d’efficacité opérationnelle et donc une réduction des coûts.  

La nécessité d’une vision stratégique 360° pour une refonte des systèmes par les enjeux

La mise en place d’un progiciel d’Enterprise Ressource Planning (ERP) vient mobiliser les acteurs gérant les principales opérations de l’entreprise : gestion de la comptabilité, des finances et ressources humaines, gestion de la production, de la logistique et des stocks, gestion du marketing, des ventes ou de la relation client…

Il s’agira de développer une vision stratégique en amont du projet, avec l’implication et le soutien de la direction générale pour définir :

  • Les besoins de l’entreprise à court terme, les perspectives à moyen et longs termes,
  • Les objectifs, contraintes, capacités et ressources
  • Un groupe projet qualifié, engagé et disponible

La mise en place d’un ERP implique ainsi une nécessaire prise de recul sur tous les enjeux de l’entreprise, à l’échelle du positionnement stratégique, mais aussi des processus et spécificités métiers, de l’organisation et des ressources humaines. Les enjeux tournent autour de la compétitivité de l’entreprise, ses facteurs de différenciation, sa valorisation et son agilité.  

Ainsi, avec la mise en place d’un ERP, l’entreprise se met en posture de :

  • Fédérer tous les métiers de l’entreprise autour d’un référentiel unique
  • Rationaliser et fluidifier les processus de gestion
  • Développer une vision partagée, et interagir dans un cadre commun et structuré
  • Mieux répondre à ses clients et à leurs exigences
  • Réduire les délais de mise à disposition des marchandises qu’elle fabrique et/ou distribue
  • Améliorer le pilotage et la traçabilité
  • Améliorer la qualité de services
  • Générer un meilleur engagement de ses équipes
  • Se différencier sur le marché grâce à l’ensemble des points ci-dessus.

La fiabilité du référentiel : la donnée au cœur du dispositif

L’un des premiers bénéfices d’un ERP est opérationnel, il permet de s’appuyer sur des données plus fiables : on évite les re-saisies, les informations sont validées à la source. Il est donc essentiel, avant de lancer son projet, de rationaliser et assainir les données et d’anticiper les rôles et missions qui permettront de garantir la fiabilité future des données.

Cette action sur l’identification, la structuration et la mise à jour des données sources et des moyens de la collecter est une action fondatrice, exigeante en temps et en précision, qui ne doit pas être minimisée.

Il est important que la direction permette aux opérationnels de dégager du temps afin de pouvoir contribuer sur ce sujet clé de la donnée, comme sur les travaux de définition des besoins fonctionnels.  

L’expérience utilisateur et l’adoption du nouveau système

Il s’agit de l’un des points les plus sensibles qui touche en grande part à une approche de gestion du changement : les utilisateurs doivent s’approprier le système cible afin de le défendre et qu’il puisse être pérenne. La définition du parcours des utilisateurs, les cartes d’empathie, permettent de cerner les vécus, attentes et enjeux pour chaque typologie d’usager.

L’utilisateur métier en entreprise en 2022 est exigeant en termes d’ergonomie et de convivialité des applications. Il s’agit de ne pas le surcharger ou brouiller avec des fonctionnalités inutiles à son contexte, mais aussi de lui permettre de tirer parti simplement de tout le potentiel de son outil. Il arrive fréquemment que les utilisateurs se cantonnent à l’usage de seulement 30% des possibilités de leur solution !

Attention également à ne pas essayer de reproduire l’existant : il s’agit de saisir l’opportunité de travailler autrement.

Un point de vigilance consiste par ailleurs à s’appuyer au maximum sur le paramétrage pertinent des fonctionnalités standard afin d’éviter de recourir à des développements ad hoc.

La mise en place d’un nouvel outil pour les utilisateurs demande un changement d’habitudes : une bonne gestion du changement s’inscrit ainsi comme un facteur clé de succès de l’adoption et du retour sur investissement de votre système ERP.  

L’ERP s’est adapté pour intégrer les bénéfices du cloud 

L’ERP s’est adapté comme les autres applications pour intégrer aujourd’hui le mode SaaS ou cloud et s’exécuter ainsi sur la plateforme en cloud public ou privé d’un fournisseur (qui sera choisie selon le coût et la sensibilité des données).

L’ERP hybride étant une solution intermédiaire entre solution ‘on-premise’, traitée sur site, et cloud. Là encore, l’analyse des enjeux, des besoins fonctionnels et ressources contribuera à définir le scénario le plus pertinent pour votre entreprise.

Les solutions basées sur le cloud permettront notamment aux organisations de pouvoir :

  • Accéder aux systèmes et informations en toute mobilité, via n’importe quel système et à tout moment
  • Accroître la sécurité des données
  • Fournir des plans de récupération du stockage et une sauvegarde des données
  • Minimiser les coûts initiaux de l’infrastructure informatique
  • Bénéficier d’un paiement à l’usage et récurrent.

D’après Sabine Ducrot-Ciss de Sage, trois typologies de projets d’automatisation devraient plus particulièrement mobiliser les entreprises en 2022 :

  • Gagner en productivité, à travers notamment l’extension de la dématérialisation à de nouveaux périmètres et en intégrant mieux les opérateurs de production et logistique à l’ERP, dans la perspective d’un système d’information unifié de bout en bout.
  • Gagner en réactivité, grâce à une démocratisation de l’accès aux données à travers une solution de Business Intelligence.
  • Gagner en efficacité sur des fonctions stratégiques, comme le recouvrement du cash, la rapidité de clôture des comptes ou le pilotage de la stratégie RSE.

Un ERP bien paramétré, bien intégré et adopté est ainsi un accélérateur de développement, un véritable levier contribuant à la productivité, la rentabilité et l’essor de l’entreprise.  

 

Inforope accompagne les entreprises dans la mise en place de leurs solutions ERP. Découvrez notre méthodologie ici.

N’hésitez pas à partager avec nous vos enjeux d’entreprise ici.  

 

 

*Sources :

https://www.sage.com/fr-fr/blog/2022-entreprise-digitale/ https://itrmanager.com/articles/193355/erp-les-entreprises-en-sont-elles-satisfaites.html https://www.zdnet.fr/actualites/mesurer-la-frustration-ou-a-quel-moment-changer-votre-erp-39917051.htm https://www.sage.com/fr-fr/blog/cloud-prive-public-hybride-que-choisir/?utm_campaign=NPS_22Q2_OT_FR_SageAdviceNLSubscribersJan2022&utm_medium=email&utm_source=Eloqua