En savoir plus sur les modalités, enjeux et échéances de la facturation électronique
A compter du 1er janvier 2023, toutes les entreprises devront accepter des factures électroniques, et progressivement les émettre sous forme électronique entre 2023 et 2025. L’Etat Français souhaite, en effet, généraliser en 2025 l’utilisation de la facturation électronique pour les paiements inter-entreprises.
Il faut bien noter que dématérialiser suppose de s’affranchir totalement du papier en produisant des documents nativement numériques.
Une facture est ainsi considérée comme électronique lorsque qu’elle est créée, envoyée, émise et reçue sous format électronique (courrier électronique ou transmission d’un lien sécurisé sur un portail internet). Cela implique que les systèmes de l’émetteur (fournisseur) et du récepteur (client) soient compatibles et que la preuve de sa réception puisse être apportée.
Le contenu d’une facture dématérialisée doit correspondre à celui d’une facture-papier comportant strictement les mêmes mentions obligatoires.
En dématérialisation, la facturation électronique est le seul original. Quelles sont les conditions pour considérer qu’une facture électronique est d’origine ?
Une facture électronique est considérée comme étant une facture d’origine, à condition d’être acceptée préalablement par l’acheteur (il peut aussi la refuser s’il ne s’agit pas d’un établissement public). Cette acceptation doit être formalisée pour servir de preuve. Une simple information du passage à la facture électronique de l’acheteur n’est pas suffisante.
Quelles sont les moyens pour assurer son authenticité, sa lisibilité et l’intégrité de son contenu qui doit être non modifiable ?
Ces moyens sont les suivants :
- La signature électronique (par un certificat électronique qualifié)
- La mise en place d’un ou plusieurs contrôles établissant une piste d’audit fiable entre une facture et la livraison de biens ou la prestation de services. La piste d’audit demande de mettre en place une documentation complète des chaines de traitements des factures : contrats, commandes, livraisons, factures. Cela implique l’archivage des éléments ; des contrôles réguliers doivent être assurés.
- Un message structuré selon une norme sécurisée convenue entre les parties permettant une lecture par ordinateur. Il peut s’agir d’un progiciel de gestion intégrée (PGI), d’échange informatisé de données (EDI), d’un format XML, d’un courrier électronique avec un fichier PDF joint, par exemple.
A noter que, par rapport au PDF signé, l’EDI est plutôt utilisé pour automatiser les échanges et assurer une intégration complète dans les systèmes d’information. L’EDI permet de fortement gagner en productivité.
Quelles sont les principales échéances du passage à la facturation électronique ?
Depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, ont l’obligation de transmettre leurs factures par voie électronique pour les marchés publics (décret n°2016-1478 du 2 novembre 2016).
Cette obligation sera étendue pour toute les transactions initiées entre assujettis à la TVA de manière progressive en fonction de la taille des entreprises, et au plus tard pour tous le 1er janvier 2025 (article 153 de la loi de finances pour 2020) :
- A partir de 2023: toutes les entreprises pourraient être obligées de réceptionner des factures électroniques. Les grandes entreprises seraient obligées d’y avoir recours pour l’émission de leurs propres factures.
- 2024 : L’émission de factures serait ensuite obligatoire pour les ETI
- 2025: L’émission de factures serait ensuite obligatoire pour les PME et les TPE.
Quelles sont les règles de conservation des factures électroniques ?
Voici les règles de conservation des factures électroniques prévues par l’administration fiscale :
- Les factures envoyées par voie électronique doivent être conservées sur support informatique pendant 3 ans, puis sur tout autre support pendant les 3 années suivantes.
- Les factures sécurisées par signature électronique doivent être conservées dans leur format original pendant 6 ans.
- Les informations émises et reçues concernant les factures transmises par échange de données informatisées (EDI) doivent être conservées dans leur format original pendant 6 ans.
Par ailleurs, au niveau du droit comptable, les factures électroniques doivent être conservées pendant 10 ans.
A noter qu’une facture établie ou reçue sur support papier peut être numérisée en vue de sa conservation ou de son archivage. Elle doit être conservée pendant 10 ans.
La durée la plus longue étant de 10 ans, il est à ce stade vivement conseillé de l’observer, quels que soient la forme ou le support de la facture.
La mise en place d’une solution d’automatisation comptable et de e-facturation vous permet d’anticiper ces échéances et enjeux. L’équipe Inforope vous accompagne pour simplifier la chaine complète de traitements de vos factures avec vos partenaires commerciaux – fournisseurs et clients.
Sources :
https://www.service-public.fr/professionnels-entreprises/vosdroits/F23208
https://www.lesechos.fr/economie-france/budget-fiscalite/vers-une-facturation-electronique-obligatoire-en-2025-1270039
https://bpifrance-creation.fr/encyclopedie/gerer-piloter-lentreprise/piloter-gerer-son-entreprise/factures-quelles-sont-vos
https://www.lecoindesentrepreneurs.fr/facturation-electronique-regles-et-obligation/
https://www.juripresse.fr/blog/quelles-regles-pour-la-conservation-des-factures/