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Fluidité – Visibilité – Interactions positives

 

De nombreux enjeux se jouent pour les équipes RH en 2021. Historiquement la digitalisation s’inscrivait déjà au cœur de dossiers stratégiques tels que la dématérialisation, le besoin d’une gestion plus agile et efficace, et le développement de la marque employeur.

Il apparaît aujourd’hui essentiel de capitaliser également sur les apprentissages du confinement afin de moderniser, de fluidifier la gestion des ressources humaines et de transformer l’entreprise de manière pérenne.

Le retour progressif à la normale après le confinement soulève ainsi de nouveaux challenges : déploiement/gestion du télétravail, évolution des pratiques managériales, remobilisation des équipes

 

Une enquête ‘ante-covid’ Malakoff Médéric/BVA nous montrait que :

  • En temps normal, 73 % des RH déclaraient consacrer au moins la moitié de leur temps de travail à des tâches administratives au détriment d’actions à plus forte valeur ajoutée
  • Chaque jour un gestionnaire paie et RH consacrait notamment 50 minutes de son temps à rechercher des informations*

Il n’est désormais plus véritablement besoin d’argumenter pour convaincre les PME et leurs dirigeants de l’intérêt de la digitalisation pour remédier à ce type de situation.

 

En réduisant les tâches chronophages et en permettant la collecte des informations en temps réel, la digitalisation s’inscrit comme un véritable levier pour les équipes RH pour reprendre la main sur leur agenda.

 

Penchons-nous sur quelques exemples concrets de la digitalisation au service des ressources humaines :

. Se libérer de la gestion des congés et demandes d’absence

La digitalisation des processus demandes de congés permet de créer des flux de validation précis, avec une visibilité sur les statuts en temps réel. Les gestionnaires de paie n’ont plus de contraintes de re-saisie, les salariés peuvent consulter le solde de leurs compteurs en toute autonomie, ce qui contribue à une meilleure expérience ‘collaborateur’.

Les managers bénéficient par ailleurs d’une vision globale de leur organisation et d’une gestion automatisée et paramétrable des demandes de congés.

 

. Gérer les dossiers salariés et la proposition de coffres-forts

La dématérialisation des bulletins de paie et leur mise à disposition sur un coffre-fort est un plus pour les salariés en termes d’archivage et d’accès en mobilité (les bulletins de paie sont archivés pendant 50 ans).

40% des décideurs pensent que l’amélioration de l’engagement des employés repose sur le développement de l’expérience collaborateur.**

Pour les salariés, c’est l’assurance de recevoir leur bulletin de paie dans les temps, de bénéficier d’un coffre-fort personnalisé où ils peuvent non seulement recevoir et signer leurs documents RH, mais aussi stocker leurs documents personnels.

Aujourd’hui en France, un tiers des salariés reçoit déjà des bulletins de paie dématérialisés, et plus de 50% dans les grandes entreprises.

Côté gestionnaire, les solutions de ‘BI reporting’, associées à la gestion de la paie, permettent également de produire des états en temps réels (exemple :  statut égalité homme/femme, soldes congés, simulations de charges etc.)

 

. Gérer les entretiens et objectifs de vos salariés

Une solution de gestion de vos dossiers salariés vous permet d’automatiser et de piloter vos démarches :

  • Créer vos propres formulaires d’entretien mais aussi d’enquêtes internes
  • Mener vos entretiens obligatoires et valoriser la performance de vos collaborateurs
  • Formaliser vos entretiens et les conserver

A noter que les entretiens annuels sont une obligation légale. Les bilans à six ans sont obligatoires et permettent de vérifier que sur cette période les salariés ont bénéficié d’une part des entretiens professionnels biannuels ou des entretiens de reprise du travail après une absence et d’autre part d’au moins une formation «non obligatoire».*

L’ensemble de ces solutions permet de multiplier les interactions sociales positives en accélérant les traitements des demandes et en réduisant les délais de réponse. Vous éliminez le papier, supprimez les erreurs de ressaisie et réduisez fortement les tâches chronophages de vos équipes RH. Vous développez également vos capacités analytiques en temps réel.

 

En se libérant du fardeau administratif, les équipes RH peuvent se consacrer à des activités à valeur ajoutée, par exemple autour du développement, de la formation, de la marque employeur ou de l’accueil des nouveaux arrivants.

 

Inforope vous accompagne sur l’ensemble de ces démarches en s’appuyant sur les solutions Sage en ligne – Sage Espace Employé, Sage 100 Paie & RH, et aujourd’hui Sage Paie Business Cloud – des solutions simples et intuitives au service de la gestion de vos ressources humaines.

 

*Malakoff Médéric / BVA – 2018

Source : Baromètre salarié de la dématérialisation, Digiposte, 1124 salariés interrogés, juillet 2020.

**Ces deux critères sont cumulatifs et non exclusifs. S’il en manque un, les entreprises d’au moins 50 salariés doivent verser à la Caisse des Dépôts 3 000 euros par salarié concerné. Théoriquement, les contrôles pourraient commencer à partir du 15 septembre 2021, date butoir pour verser les premiers abondements correctifs. L’employeur devra également verser au Trésor public un montant équivalent à l’insuffisance constatée majorée de 100 %, soit 6 000 euros par salarié concerné.

Sources :

https://www.lemondedudroit.fr/publications/248-etudes-et-documents/74700-defis-nouvelles-priorites-drh-2021.html

https://www.forbes.fr/management/comment-la-covid-19-a-accelere-les-mutations-du-travail/?amp

https://www.foederis.fr/rh-en-2021-evolutions-qui-vont-marquer-lannee/

https://www.lefigaro.fr/societes/la-dematerialisation-rh-une-priorite-pour-les-entreprises-20210331